Offre de poste catégorie A | Responsable administratif et financier - BOREA (F/H), Paris

Offre de poste AI | Responsable administratif et financier - BOREA (F/H), Paris

Le poste

Les fonctions de ce poste concernent les missions relatives à la réalisation, la mise en œuvre, le suivi et la coordination des activités administratives et financières de l’Unité BOREA « Biologie des Organismes et Ecosystèmes Aquatiques » UMR7208, l’une des composantes du Département Adaptations du Vivant – AVIV.

Fonctions : Au sein de l’UMR 7208 et sous l’autorité du Directeur d’unité, le titulaire du poste coordonne la gestion administrative et financière de l’Unité. Il assure l’interface entre l'Unité, le Département AVIV et les services centraux du MNHN et de ses 4 autres tutelles (CNRS/SU/IRD/UA)

Elle/il contribue au respect de l’application de toutes les procédures administratives et financières

I-Gestion Financière :

Elle consiste à préparer et suivre les budgets des tutelles principales de l’UMR (MNHN/CNRS/SU/IRD) : fonctionnement général, 8 équipes de recherche (5 équipes à partir de 2025), des services communs, des plateaux techniques rattachés :

• Elaborer le budget primitif et rectificatif de l’unité en intégrant les prévisions de recettes et de dépenses en adéquation avec la stratégie et les objectifs définis par la Direction.
• Contrôler la conformité et assurer le suivi des conventions de recherche, de mécénat : lecture, ouverture administrative et financière, gestion, recrutement, fin d’exécution selon les termes du contrats, bilan financier
• Assurer durant tout l’exercice, la mise en place, l’exécution et le suivi budgétaire des ressources, et établir à partir du système d’information de l’établissement, les états et bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité.
• Réaliser la gestion des crédits des 4 autres organismes de tutelle avec des procédures administratives et des logiciels propres à leur structure.
• Assurer la gestion interne des crédits, dont le principe est la répartition des crédits et des dépenses entre les services et les plateformes techniques, les services généraux (administration, entretien des locaux, informatique) et les équipes de recherche.
• Supervision de l’exécution du budget : commandes, missions et états de frais, gratifications de stage, vacations, salaire sur conventions
• Prise en charge de tous les blocages, litiges et dossiers complexes
• Elaboration de tableaux de bords pour le suivi de gestion – budget, conventions, recettes
• Connaissance des marchés publics transversaux en cours
• Elaboration de marchés publics/ contrat de prestation avec le service Achat dans certaines conditions
• Gestion financière et suivi des recettes des expertises avec une tarification interne et externe pour les utilisateurs.

II-Gestion administrative

• Diffuser les directives, instructions et informations émanant de la Direction (Budget, RH, missions, conventions, service juridique, marchés ,..) auprès des personnels de l’Unité,
• Proposer et mettre en place des procédures de gestion administrative interne à l’unité
• Suivre l’évolution des règles, des directives et procédures financières.
• Etre l’interlocuteur des partenaires et des tutelles externes en matière administrative
• Participer à la mise en place de la politique d’achat au niveau de l’unité (marchés publics)
• RH : constituer et/ou assurer le suivi des dossiers administratifs des personnels (arrêtés, nominations, promotions, congés maladie, conventions de stage. Procédure de recrutement de personnel CDD et suivi des contrats et de leur financement
• Répondre aux enquêtes diverses (budget, service fait, liste des électeurs, des personnels hébergés, enquêtes du service Achat, inventaire...)
• Préparer des réunions.
• Réaliser des tâches d’administration et de gestion classique : contrôle des conventions de stage, rédaction de documents, courriers ou rapports ; classements de documents, archivage, élaboration de comptes rendus, gestion d’agenda.
• Prendre en charge les organigrammes fonctionnels et structurels et la mise à jour du fichier des personnels de l’Unité.
• Coordonner / assurer la mise à jour des bases de données du MNHN, CNRS et IRD

Encadrement

Responsable de l’équipe de gestion de l’unité avec un encadrement direct de personnels de catégorie C ET B : 3 gestionnaires dont il assure la formation initiale et continue (nouvelles procédures et notes de service). Réalisations des entretiens professionnels et des dossier d’aptitude.

Profil recherché

Savoir :

• Connaissance de la comptabilité publique et du code des marchés publics.
• Connaissances en gestion de personnel.
• Connaissance du fonctionnement des EPSCP et des EPST.
• Notions d’anglais,
• Niveau Bac+ 2

Savoir faire :

• Maîtrise des outils bureautiques excel et word,
• Aptitude à travailler dans des environnements de gestion multiples. La maitrise préalable de certains logiciels propres aux tutelles est souhaitée (SIFAC, VIRTUALIA pour le Muséum, GESLAB, DIALOG, NOUBA, AGATE, SIRHUS pour le CNRS, DAM, MAP, SIFAC IRD pour l’IRD). Possibilité de formation et de perfectionnement pour l’ensemble de ces logiciels.
• Notions d’anglais

Savoir être :

• Rigueur, sens des priorités et du respect des délais,
• Sens du service et de l’organisation, sens du contact, discrétion,
• Capacité d’écoute et de communication
• Avoir une forte culture de l’amélioration continue

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie A ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Date limite de candidature : 31 mai 2023